Organizar un evento para clientes, proveedores o personal implica asumir riesgos, de manera que, conviene conocer desde el inicio cuáles son los requisitos mínimos de cobertura en eventos empresariales para no quedar expuestos ante un accidente, una falla técnica o un reclamo de terceros.
De tal modo, con esa base se define el presupuesto y se reúnen los certificados que exige la autoridad.
¿Por qué es clave la cobertura en un evento empresarial?
La cobertura es el conjunto de seguros, servicios y documentos que prueban que el organizador puede responder si algo sale mal. Sin ella, el evento puede ser clausurado, de forma que, la empresa tenga la capacidad para asumir costos elevados e incluso, enfrentar reclamos legales.
Además, una cobertura correcta transmite profesionalismo y protege la reputación de la marca ante clientes y sponsors.
Marco normativo para la cobertura de eventos empresariales en Argentina
En Argentina no existe una sola ley nacional que abarque todos los eventos, pero sí un marco combinado que son la Ley de Seguros 17.418, Ley 20.091 de entidades aseguradoras, normativa de la Superintendencia de Seguros de la Nación y, sobre todo, regulaciones municipales o provinciales que fijan requisitos de habilitación.
Un ejemplo claro es la Guía de Eventos Masivos del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires (2024), que detalla póliza de seguro de responsabilidad civil, plan de evacuación, documentación técnica y comprobante de pago como condiciones para habilitar un evento en CABA.
Coberturas mínimas que debe contemplar un evento empresarial
Las coberturas mínimas que debe contemplar un evento empresarial son las siguientes:
Seguro de responsabilidad civil
Es la cobertura base que debe amparar lesiones, incapacidad, muerte o daños materiales causados a asistentes, terceros o instalaciones durante el montaje, la realización o el desmontaje.
Algunas jurisdicciones fijan sumas aseguradas de 75 a 150 millones de pesos para aforos de hasta 10.000 personas y montos mayores para convocatorias masivas.
Cobertura médica y de emergencias
La cobertura médica y de emergencias incluye servicio médico, ambulancia o área protegida para atender incidentes repentinos.
Esto se articula con las obligaciones de higiene y seguridad laboral, así como con los planes de emergencia que exigen defensa civil o bomberos. Lo esencial es que el prestador esté habilitado y que la documentación quede en el legajo del evento.
Seguridad, infraestructura y evacuación
La autoridad suele pedir plano de evacuación, señalización, estructuras certificadas y constancia de que el predio cumple con cargas máximas.
De tal forma, si se usan escenarios, carpas o tribunas desmontables, debe acreditarse el cálculo estructural y un seguro que cubra la instalación.
Otras coberturas adicionales que suelen exigirse
Según el tipo de evento pueden pedirse seguros por montajes especiales, espectáculos artísticos, uso de pirotecnia, traslado de equipos, robo o daños a bienes de terceros.
Asimismo, en eventos corporativos abiertos al público también conviene que la póliza contemple actividades previas y posteriores para que no queden períodos sin protección.
Consejos para optimizar tu cobertura, minimizar riesgos y costos
Los consejos para optimizar tu cobertura, minimizar riesgos y costos son los siguientes:
Planificar con anticipación
Definir con 30 a 45 días de antelación la fecha, lugar y aforo permite pedir varias cotizaciones y ajustar la póliza al nivel de riesgo.
Estimar correctamente el público, riesgo, ubicación
Los montos de responsabilidad civil y los servicios médicos se calculan por aforo y nivel de riesgo. Sobreestimar un poco es mejor que quedarse corto.
Negociar pólizas adecuadas al tipo de evento
No es lo mismo un desayuno corporativo que una feria con 800 personas. Pide cláusulas de no repetición y que el seguro cubra montaje y desmontaje.
Validar que proveedores (seguridad, ambulancias) estén registrados
Solicita matrículas, habilitaciones y comprobantes de pago al día. Si el proveedor no está registrado, la responsabilidad vuelve al organizador.
Documentar todo (contratos, certificados, planos) para auditoría o inspección
Guarda en una carpeta digital pólizas, recibos, planos de evacuación, habilitación del predio y listado de personal.
Adaptar a la escala del evento: no es lo mismo 50 personas que 1.000
Para actos pequeños puedes trabajar con seguros más bajos y personal reducido, pero siempre con responsabilidad civil y servicio médico acordes al riesgo.
Considerar la reputación de la empresa organizadora y de la entidad aseguradora
Elegir aseguradoras registradas ante la SSN y proveedores con experiencia en eventos empresariales suele ser mejor evaluado por municipios y clientes.
Garantizar una cobertura adecuada es clave para el éxito de los eventos empresariales
Cumplir con los requisitos mínimos de cobertura en eventos empresariales no es un formalismo, sino que se trata de la forma de proteger a las personas, la empresa y la marca frente a imprevistos.
De esta manera, revisa la normativa local antes de cada evento y deja todo documentado. Y si quieres apoyo médico y operativo especializado para tu próximo evento corporativo en Argentina, podés apoyarte en los servicios de MG Recursos Laborales, quienes podemos acompañarte en la planificación, la cobertura y la atención durante el evento.